Naadloze aansluiting van de logistieke afhandeling en het voorraadbeheer op de in- en verkoop.
Eenvoudige assemblage van artikelen kan geregistreerd worden met de 7T module “Productie en assemblage”. Voor complexere trajecten, waarbij de productie of levering als project wordt beheerd, is dat echter niet voldoende. Door 7T Project in te zetten kunt u uitgebreide projectcalculaties maken en offertes hiervan uitbrengen. U kunt een complete kosten- en urenregistratie bijhouden en uw klanten vanuit het project factureren. 7T Project is volledig geïntegreerd met de in- en verkoopadministratie, zodat de logistieke afhandeling en het voorraadbeheer naadloos aansluiten.
Projectopbouw
Een project in 7T bestaat uit één of meerdere delen. Per projectdeel kunnen verschillende calculaties worden gemaakt. Vanuit een calculatie kan een offerte samengesteld worden. Als de opdracht doorgaat, wordt de bijbehorende calculatie omgezet naar een prognose. Tijdens de duur van het project kan de prognose worden bijgesteld, waarbij de originele voorcalculatie bewaard blijft. Vanuit de vastgestelde projecttermijnen en/of de artikel- en uurboekingen kan gefactureerd worden. In de meest simpele vorm kan gewerkt worden met een project die niet opgedeeld is in projectdelen of calculaties.
Projectdelen – Werkorders
Om een complex project beter te kunnen overzien en te kunnen calculeren kan het in meerdere delen opgesplitst worden. Maar het opslitsen kan ook ingezet worden om de fases van een project te scheiden, zoals voorbereiding, productie en nazorg. Per projectdeel kan worden aangegeven of en hoe er gefactureerd moet worden. Zo kan een deel van het project via fixed price gefactureerd worden en een deel op nacalculatie/regie basis.
Calculaties
Per projectdeel kunnen meerdere calculaties gemaakt worden. Zo kan bijvoorbeeld eenvoudig een vergelijking worden gemaakt of het voordeliger is om zelf te produceren of (gedeeltelijk) uit te besteden.
Een calculatie wordt opgedeeld in drie groepen: materialen, uren en projectgebonden inkopen. Er kan een inschatting gemaakt worden van de aantallen en de kostprijzen en één van beide kan voorzien worden van opslagen in de vorm van percentages en/of een bedrag/aantal. Ook het uiteindelijke totale calculatiebedrag van alle materialen en uren, kan voorzien worden van een opslagpercentage en/of -bedrag.
Voor een snelle vergelijking van afwijkende calculaties is het mogelijk om calculaties te kopiëren. Van de calculaties kunnen automatisch offertes worden aangemaakt. Uiteindelijk wordt één calculatie definitief. Deze calculatie wordt de voorcalculatie voor dit projectdeel.
Wat wordt gecalculeerd?
Bij het projectdeel kan worden aangegeven of er wordt gecalculeerd naar een totale kostprijs of naar een totale verkoopprijs. De opslagen die hierbij gebruikt worden kunnen gebaseerd zijn op de aantallen of de kostprijs. Als er wordt gecalculeerd naar een kostprijs, dan zijn de opslagen waarschijnlijk voor onvoorziene uren en kleinmateriaal. Als wordt gecalculeerd naar een verkoopprijs, is de winstmarge ook in één van de opslagen verwerkt.
Prognose
Als de opdracht doorgaat, kan van de definitieve calculatie met één druk op de knop een prognose worden gemaakt. De voorcalculatie ligt nu vast en kan niet meer aangepast worden. Als het noodzakelijk is kan de prognose in aantallen of kosten nog wel worden bijgesteld.
Voorraad reserveren / inkopen
Afhankelijk van de geplande startdatum van het project, wordt bij het maken van de prognose ook gelijk de benodigde voorraad gereserveerd. Uiteraard wordt dat nog niet gedaan als de startdatum te ver in de toekomst ligt. Dit voorkomt onnodig hoge voorraadposities. Ontbrekende voorraad wordt in dat geval op het juiste moment automatisch gereserveerd of komt tijdig op de inkoopadvieslijst van de 7T Inkoopmodule. Voor de projectgebonden inkopen worden automatisch inkooporders in 7T Inkoop gemaakt. Als de goederen binnenkomen, worden deze direct aan het project toegewezen.
Gewerkte uren en gebruikte materialen
Gewerkte uren en gebruikte materialen kunnen op verschillende manieren in 7T Project worden geregistreerd. Dit kan gedaan worden door de mensen op de werkvloer, door bijvoorbeeld het verbruik direct op een project te boeken wanneer er iets voor een project uit de voorraad wordt gehaald. Dit kan snel en eenvoudig door middel van barcodescanning. Ook de gewerkte uren per project kunnen direct op de werkvloer worden ingevuld.
De uren en materialen kunnen ook door de afdeling administratie worden ingevuld. Zij hebben hiervoor de beschikking over twee modules. Met de ene module worden de uren en materialen per projectdeel ingeboekt. De andere module werkt met een sluitende urenregistratie en toont de gewerkte uren per werknemer per dag en per week. Hier wordt dus per dag gespecificeerd hoelang er aan welk project is gewerkt. Als de gegevens zijn ingevoerd, worden deze gecontroleerd en definitief gemaakt. Pas op dat moment komen de boekingen als mutaties in de nacalculatie en kunnen zij eventueel gefactureerd worden.
Urenregistratie
Als er ook op kantoor projectmatig wordt gewerkt, kan men de urenregistratiemodule gebruiken. Deze module werkt als een stopwatch waarmee aangegeven kan worden aan welk project er momenteel wordt gewerkt. Op deze manier kan men de gehele dag door aan verschillende projecten werken, waarbij de exacte gewerkte tijdsduur automatisch wordt geklokt.
Facturatie
Bij het aannemen van een project zijn bepaalde condities met betrekking tot de facturatie afgesproken. 7T ondersteunt zowel fixed price als nacalculatie/regie facturatie. Bij fixed price worden de termijnbedragen en de momenten waarop deze moeten worden gefactureerd vooraf of tijdens het verloop van het project vastgelegd.
Bij nacalculatie/regie projecten worden de termijngegevens vanuit de definitieve boekingen samengesteld. Bij de boekingen heeft men hiervoor al kunnen aangeven of bepaalde zaken wel of niet gefactureerd moeten worden en voor welk percentage.
Via een overzicht kan vooraf bepaald worden wat er gefactureerd zou kunnen worden. Hierop is dan nog in te grijpen door bijvoorbeeld delen van het project tijdelijk voor facturatie te blokkeren. Deze geblokkeerde termijnen komen automatisch bij de volgende facturatierun weer mee.
Financieel
Er is een uitgebreide financiële registratie. Hierbij wordt voor lopende projecten gebruik gemaakt van onderhanden werk rekeningen (zowel voor de kosten als de opbrengsten) en kan men gedurende de looptijd van het project delen gecontroleerd laten vrijvallen. Bij het afsluiten van het projectdeel vallen de kosten automatisch vrij en wordt alles vanaf de balansrekeningen naar de verlies- en winstrekeningen geboekt.
Het is ook mogelijk om te werken met opslagen op de uurboekingen t.b.v. klein materiaal. Deze opslagen worden automatisch door 7T op het projectdeel geboekt en financieel verwerkt.
Een demo, of gewoon een goed gesprek?
Heeft uw bedrijf iets specifieks dat u onderscheidt van uw concurrenten?