7T software heeft de EDI oplossing voor Shipchandlers
Scheepsleveranciers hebben een veel nauwere band met hun toeleveranciers dan andere bedrijven. Zij moeten er van op aan kunnen dat leveringen snel, stipt en compleet worden uitgevoerd en dat prijsaanvragen vlot in behandeling worden genomen. Daarnaast zijn wijzigingen in de order tot op het laatste moment voor levering geen uitzondering. De toeleveranciers krijgen op hun beurt veel verschillende orders die per schip en soms ook per afdeling verpakt moeten worden.
Er vind dus een uitwisseling plaats van een grote hoeveelheid aan gegevens op zeer regelmatige basis. Het automatiseren van deze gegevensuitwisseling levert snelheid en betrouwbaarheid op, waardoor eerder kan worden geleverd en fouten worden geminimaliseerd. Om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de eisen die hieraan door scheepsleveranciers gesteld worden, heeft 7T in samenwerking met de Nederlandse Vereniging van Scheepsleveranciers (NVVS) een elektronische uitwisseling van deze gegevens ontwikkeld: 7T iPortal.
Uniek aan deze oplossing is dat het niet alleen ter beschikking staat van de bedrijven die gebruik maken van de 7T software, maar ook geïntegreerd kan worden in de systemen van scheepsleveranciers en toeleveranciers die geen gebruik maken van 7T.
Optimale orderuitwisseling
Prijsaanvragen en bestellingen die door de scheepsleverancier worden gedaan, zijn binnen enkele seconden beschikbaar in het systeem van de toeleverancier. Daar zijn de nieuwe aanvragen al door iPortal geheel voor-ingevuld en hoeven alleen nog gecontroleerd te worden. Bij het niet tijdig beschikbaar zijn van de gevraagde goederen kunnen alternatieven worden voorgesteld, waarbij later de keuze van de scheepsleverancier voor het alternatief direct bij het inlezen van de bestelling in de order van de toeleverancier wordt gemarkeerd.
Aangevraagde prijzen en bevestigingen van geplaatste orders zijn ook weer binnen enkele seconden beschikbaar in het systeem van de scheepsleverancier. De betreffende orderbehandelaar krijgt na inlezen van de gegevens automatisch een email met de eventuele verschillen in aantallen, prijs en beschikbaarheid. Vanuit deze email kan direct naar de aanvraag in 7T worden gesprongen, waarna de wijzigingen automatisch of handmatig kunnen worden verwerkt.
Elektronische pakbonnen
Als de toeleverancier de order gaat leveren, voorziet deze de colli of pallets van iPortal stickers, die voorzien zijn van een wereldwijd unieke barcode. Op het moment dat de pakbon definitief is afgedrukt wordt er een iPortal vooraankondiging gestuurd. Nog voordat de leverancier onderweg is met de levering, weet de scheepsleverancier dus welke goederen er geleverd zullen gaan worden. Bij het inlezen controleert 7T de aangekondigde levering met de originele bestelling en als daar verschillen in zijn krijgt de verantwoordelijke persoon daar direct een email van. Op deze manier kan op de kortst mogelijke tijd actie ondernomen worden als goederen niet of niet juist geleverd worden. Soms nog voor ze bij de toeleverancier geladen zijn.
Omdat scheepsleveranciers een grote hoeveelheid, apart verpakte leveringen per dag in het magazijn moeten verwerken, is de controle van de ontvangen goederen en het bijhouden of alle leveringen voor een schip binnen zijn, één van de belangrijkste taken in het magazijn. De elektronische pakbonnen van iPortal spelen hierin een belangrijke rol. Door de ingelezen vooraankondigingen weet 7T precies welke producten voor welke orders door welke leveranciers worden geleverd. Per levering is bekend hoeveel colli/pallets er geleverd gaan worden en van welke barcodes zij zijn voorzien. Bij de ontvangst van de levering hoeft men dus alleen de iPortal barcode te scannen en 7T weet precies welke colli van welke levering binnen is. Er vinden controles plaats of alle aangekondigde colli gescand zijn en of de levering overeenkomt met de bestelling. Als alles correct is, wordt de goederenontvangst geheel achter de schermen verwerkt. Als er verschillen zijn, hoeft iemand alleen de verschillen te beoordelen en goed of af te keuren.
Omdat de iPortal barcodes uniek zijn, kunnen zij worden opgenomen in het eigen colli-barcode systeem van de scheepsleverancier, zodat de levering opgenomen kan worden in het geautomatiseerde orderverzamel- en laadproces, zonder dat er nieuwe barcodestickers hoeven te worden geplakt.
Een demo, of gewoon een goed gesprek?
Heeft uw bedrijf iets specifieks dat u onderscheidt van uw concurrenten?